Nieuwsbrieven & e-mailattenderingen

< Terug naar overzicht van deze nieuwsbrief

23 november 2017

Hierbij ontvangt u de eerste nieuwsbrief van het IUC-Noord. Met deze nieuwsbrief houdt het IUC-Noord u periodiek op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, nieuwsfeiten en successen.
Mocht deze nieuwsbrief ook interessant zijn voor uw collega's dan kunen zij zich abonneren door hier te klikken. 

Voortgang verbeterplan

In juli 2017 hebben de afnemers van IUC-Noord ingestemd met het verbeterplan IUC-Noord basis op orde. Centraal in dat plan staat het verbeteren van de klanttevredenheid, medewerker tevredenheid, P&C cyclus en het verhogen van de compliance. De uitvoering van het plan loopt door tot in de eerste helft van 2018. Als onderdeel van het plan zijn de processen en organisatie aangepast en is een betere sturing op de operatie ingericht.
 
Per klantengroep is er een vaste accountmanager. Loopt een inkoopaanvraag niet naar wens, is er spoed, heeft u een speciale vraag, klacht of een compliment, bel dan  met uw accountmanager:
 
CJIB:
Leonie Bos, 0648137183
RCE/DUO:
Steff Siegers, 0653388628
IvhO, BD, NA en kleine buitendiensten:
Hein Versteeg, 0615038498
 
Uit het inzichtelijk maken van de voortgang van onze operatie hebben wij geleerd dat we in 40% van de gevallen de afgesproken doorlooptijd niet haalden (september). Door over te werken en te investeren in extra capaciteit is dat inmiddels terug gebracht naar 17%. Dat percentage moet uiteraard terug naar minder dan 10% en naar verwachting hebben we daar nog tot januari 2018 voor nodig. Heeft u voor dat moment een aanvraag die absoluut binnen de beloofde doorlooptijden moet worden uitgevoerd neem dan contact op met uw accountmanager.

Stand van zaken NPS | KTO

Sinds kort ontvangt u na ieder inkooptraject een mail van IUC-Noord met de vraag om feedback te geven over het afgesloten traject. Wij vragen hier naar een rapportcijfer en daarbij een korte toelichting. Op basis van uw feedback werken wij aan het continue verbeteren van onze dienstverlening met als doel om een NPS van +20 te bereiken (NPS is het percentage klanten dat ons beoordeeld met een 9 of een 10 minus het percentage klanten dat ons een onvoldoende geeft).
 
Hieronder een samenvatting van de resultaten tot nu toe:
 
De respons is afgelopen periode 19%.
Het gemiddelde rapportcijfer is: 7,9
De NPS is: 29%
 
Klik hier voor een samenvatting van de NPS, het gemiddelde cijfer en de NPS per klant:

Wij willen u oproepen om zo concreet mogelijk feedback te geven. Dat kost u een paar minuten en zorgt ervoor dat wij kunnen werken aan het verhogen van onze toegevoegde waarde voor u.

Verhogen grensbedrag inkoop via IUC-Noord (voor afnemers binnen OCW)

Per 1 september is OCW voor de kas- en verplichtingenadministratie aangesloten bij het Financieel Diensten Centrum (FDC). OCW sluit aan bij de geharmoniseerde werkwijze en processen van het FDC. Een van de consequenties hiervan is het verhogen van het grensbedrag voor inkopen via het IUC-Noord.
Het FDC hanteert €15.000,-- (incl. BTW) als grens voor het opvoeren van een verplichting in de financiële administratie. De CDI van OCW heeft daarom besloten om dit bedrag, wat neerkomt op €12.397,-- excl. BTW, ook te gaan hanteren als drempel voor het inkopen via IUC-Noord. Dit grensbedrag was vastgesteld op €10.000,-- (excl. BTW). Het risico op onrechtmatige inkoop neemt door deze verhoging niet substantieel toe, aangezien ook onder het grensbedrag de keuze voor een leverancier gemotiveerd moet worden. Het is de verwachting dat door deze verhoging slechts een kleine hoeveelheid werk verschuift van het IUC-Noord naar de afnemers.
NB: deze verhoging geldt niet voor het CJIB. Daar blijft de grens van €10.000 (excl. BTW) gehandhaafd.

Professioneel opdrachtgeverschap een randvoorwaarde voor alle grote tenders

Vrijwel alle tenders zonder fatsoenlijke besturing mislukken, vertragen of raken anderszins in de problemen. Dat kost veel te veel geld en energie.
 
Vanaf nu is professioneel opdrachtgeverschap een randvoorwaarde voor alle grote tenders (in ieder geval alle EA’s, en complexe MVO’s en mini-competities) die wij uitvoeren. Dat betekent: 

·  Dat voor iedere tender duidelijk is wie de     opdrachtgever is
·  Dat er voor iedere tender een projectleider is en een plan van aanpak (PRINCE2 PID of vergelijkbaar)
·  Dat IUC-Noord in de stuurgroep zit
·  Dat de stuurgroep minimaal bij vaststellen plan en bij decharge bijeenkomst en verder volgens de frequentie in het plan en bij excepties. 

Vanaf nu worden geen tenders meer gestart zonder invulling van deze randvoorwaarden. Wilt u meer weten? Neem dan contact op met uw accountmanager. 

IUC-Noord verbetert haar Administratieve organisatie (AO)

De afgelopen maanden heeft het IUC-Noord haar AO op uitgebreide schaal verbeterd. De procesbeschrijvingen zijn opnieuw ingedeeld naar de inkooptheorie van Van Weele en gereviseerd met de procesmodelleertool Mavim. Dit heeft geleid tot 17 nieuwe procesbeschrijvingen die zijn gepubliceerd op het Rijksportaal. Daarnaast is een verdieping van de processen verder uitgewerkt in een aantal werkinstructies en templates. De beschrijvingen zijn tot stand gekomen met een aantal specialisten uit het werkveld en de medewerkers zelf. Deze medewerkers zijn sinds kort ook eigenaar van de verschillende documenten, en daarmee verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit.
Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het leggen van de verbindingen tussen deze documenten onderling en het wettelijk kader. Zo wordt de Aanbestedingswet en een aantal aanverwante regelingen zichtbaar in verband gebracht met deze documenten. Gebruikers zijn dan in staat om direct te zien welke wettelijke grondslag bij een bepaalde processtap hoort.
Een nieuw in te richten systeem voor workflowmanagement zal borgen dat de juiste documenten op de juiste momenten worden gebruikt. Met een systeem van interne (dossier)controles en audits zal verder worden gestuurd op continue verbetering.
 
Deze verbeteringen leveren voor de klanten van het IUC-Noord meer duidelijkheid, eenduidigheid en flexibiliteit op. Er zal efficiënter gewerkt kunnen worden en het risico op compliance issues wordt aanzienlijk kleiner.

Ondertekening Inkoop-, contractbeheer-en managementsysteem

Maandag 30 oktober is de overeenkomst getekend voor het nieuwe Inkoop en Contractbeheer-en managementsysteem, CTM. 
We zijn blij dat de overeenkomst is getekend. Nu kunnen we hard aan de slag met het vervolg, namelijk: de implementatie van het nieuwe systeem. Bert Schaap is hiervoor aangewezen als projectleider vanuit het IUC-Noord.

Om de klanten beter van dienst te kunnen zijn, wil IUC-Noord een geïntegreerde inkoop- en contract- workflow implementeren. Na een inkooptraject is gekozen voor de integrale inkoop- en contractbeheer dienst van CTM.
We zullen in CTM alle inkoopaanvragen uitzetten en alle contracten opslaan.
 
Wat betekent dit voor u?
·  Contractbeheer beter op orde en daardoor proactiever en accurater advies in het geval van Contractbeheer;
·  Betrouwbare data en daardoor accuratere aanlevering van rapportages inzake uw inkoopaanvragen en contracten;
·  Inkoopdossiers op een centrale plek en daardoor sneller antwoord op vragen betreffende inkooptrajecten en contracten;
·  Centrale plek voor al uw contracten.
 
Wat betekent dit voor het IUC-Noord?
·  Inkoopaanvragen en contracten op één centrale plek;
·  Direct vanuit raamcontracten minicompetities starten;
·  Beter overzicht inzake uitnutting van (raam)contracten.
 
IUC-Noord streeft naar een implementatie zonder grote impact voor de klant. Bert Schaap overlegt met alle klanten over de consequinties van de implementatie van de CTM. Voor vragen of opmerkingen is hij is te bereiken op 06-234 678 30. Het plan is om het systeem uiterlijk 1 januari 2018 in gebruik te nemen.

Verankering van kennis en competenties: IUC-academy

Sinds begin deze maand is er op initiatief van Lourens Wijnen, senior adviseur bij het IUC-Noord een academy opgestart. De al lopende ontwikkel- en kennisactiviteiten binnen IUC-Noord worden hiermee met elkaar in lijn gebracht. Binnen de IUC-academy worden alle activiteiten gevat die een bijdrage leveren aan het vergroten van kennis, competenties en vaardigheden van de medewerkers. De academy vormt ook het aanspreekpunt voor het uitwisselen van kennis met externe partijen.
 
In de IUC-academy besteden we aandacht aan drie aspecten van ontwikkeling:
Vakinhoudelijk, juridisch en soft skills. Brainborrels, kennissessies, workshops, nieuwe initiatieven voor of van expertteams, mentorschap, intervisie, kennisvergroting binnen (rijks) gremia zijn activiteiten die in ieder geval onder andere onder de scope van de IUC-academy vallen. De IUC-academy moet activiteiten verbinden, mensen boeien en daarmee bijdragen aan duurzame groei van het IUC-Noord. Hiermee komen we weer een stap dichterbij onze doelstelling voor 2018 om “hét inkoopexpertise centrum van toegevoegde waarde DOOR excellente
uniforme dienstverlening met gedreven professionals” te worden.

Uit de praktijk: De categorie Datacenters gaat Europees

In augustus 2017 ontving ik een persoonlijke uitnodiging van de universiteit van Oslo en het Poolse Instituut voor Mensenrechten en Business (PIHRB) om in Warschau deel te nemen aan het congres “Sustainability in Supply Chains”. Bij het lezen van de uitnodiging werd al vrij snel duidelijk waarom ik de uitnodiging kreeg: eerder dit jaar sprak ik op het MVI-congres en had daar verteld over het toepassen van internationale sociale voorwaarden (ISV) in de ROAD2016 aanbesteding.

Lees meer

Colofon

Contactgegevens

Emmasingel 1
9726 AH Groningen
050-5998 884
iuc-communicatie@iuc-noord.nl


Copyright © 2017 SSO-Noord. Alle rechten voorbehouden.