< Terug naar overzicht van deze nieuwsbrief

Jaargang 7, Nummer 129, 23 mei 2016

Spannend maar vooral leuk

Sommige collega’s is het opgevallen. Is ie al weer vrij op woensdagochtend? Klopt.

Ik heb de afgelopen periode een opleiding gevolgd. Twee keer in de week 2 uur naar school of beter gezegd naar een kasteel. En het is gelukt; sinds twee weken ben ik toegelaten tot het korps van zaalgidsen van het kasteel de Haar in Haarzuilens. Een prachtig kasteel iets ten westen van Utrecht. Eerst maar even over de taak van een zaalgids. Nee, het is geen suppoost die met een oortje in, staat op te letten of jij met je vingers van de tentoongestelde schilderijen, beeldhouwwerken, wandtapijten of wat dan ook afblijft. Het is ook geen rondleider die bij de voordeur een groep mensen verzamelt en die groep van zaal naar zaal leidt en daarbij zijn verhaal vertelt. De functie zit tussen suppoost en rondleider in. Afhankelijk van wie er binnenkomt en afhankelijk van zijn of haar behoefte acteer je of niet.

En daar stond ik dan voor het eerst afgelopen zondag om 10.00 uur in de balzaal. Smachtend om al mijn opgedane kennis te spuien richting nietsvermoedende en argeloze bezoekers van het kasteel. Best wel spannend: geen idee wie er zo de bocht om komt en wat die vervolgens van je wil of niet. En jawel hoor; de hoofdprijs. Een Franstalige Canadees met zijn moeder en tante die graag dit “amazing castel” – hij was ooit eerder geweest – aan zijn familieleden wilde laten zien en alles wilde weten. Oeps, wat was ophaalbrug ook weer in het Engels. Weet ik dan het Franse woord? Nee natuurlijk niet. Met mijn Engels, wat Franse kreupelrijm en mijn in dit soort situaties onmisbare handen en voeten kwam ik er wel uit. De klant was namelijk tevreden. Het volgende jonge stel was duidelijk vooral en eigenlijk alleen in elkaar geïnteresseerd. Je kon je afvragen hoe en waarom ze überhaupt in het kasteel terecht gekomen waren. Even rust dus; geen behoefte aan een praatje van een overijverige zaalgids. En zo ging het door: een groep Koreaanse mensen die alles wilde weten, een Deens stel met kinderen, een mevrouw uit het dorp met haar dochter en kleindochter die vroeger als meisje nog samen met haar moeder in het kasteel stof had afgenomen. Een eindeloze reeks van, van elkaar verschillende mensen waar je kortere of langere gesprekjes mee hebt.

Na afloop – 3,5 uur later – was ik kapot. Maar zeer voldaan. Fantastisch die ontmoetingen. Leuk om aan geïnteresseerden over het kasteel te vertellen. Maar vooral ook te horen waar ze vandaan komen, waarom ze het kasteel bezoeken, wat ze van Nederland en Nederlanders vinden, hoe zaken in hun eigen land toegaan. En al het andere wat je zomaar aan een willekeurige zaalgids zou kunnen/willen vertellen. Ik zie uit naar mijn volgende dienst.

Is er nog een verband met Doc-Direkt? Ja zeker. Hier in Rijswijk zie ik het en ik weet dat het in de andere vestigingen ook zo is. Er gebeuren allerlei nieuwe dingen. Startbijeenkomsten aan het begin van de dag rond een whiteboard, KIZ-bijeenkomsten en leansessies . Van alles de hele week door. Allemaal nieuwe dingen en ook bekende zaken in een nieuwe vorm. Natuurlijk is het bijvoorbeeld onwennig om op maandagochtend met je teamgenoten rond zo’n bord te staan en te bespreken wat er die week gaat en moet gebeuren, wat de aandachtspunten en issues zijn. Dat is echt heel anders dan rustig achter je scherm je week opstarten. Maar ik zou wil zeggen, probeer al het nieuwe. Het is zeker spannend maar vaak leuk en vooral ook nuttig.
 
Ron Beumers

Stand van zaken Apollo19

Begin 2016 heeft het DT van Doc-Direkt een aantal veranderingen ingevoerd in het programma Apollo 19. Het programma Apollo 19 zit immers in een nieuwe fase. Een fase die steeds inhoudelijk wordt en waarin het van groot belang is om de activiteiten binnen het programma in verbinding te brengen met de innovatieve ontwikkelingen binnen de reguliere lijnafdelingen. Ook de sturing van het programma is aangepast. We hebben afscheid genomen de programmamanager.
Ondertussen werken we al drie maanden op de nieuwe manier. De veranderingen hebben geresulteerd in twee programmalijnen:

  • Kwaliteit in Zicht (KIZ) onder aansturing van André Dijkhuijs
  • Innovatief Archiveren (IA) onder aansturing van Fiona Atighi
Programma Kwaliteit in zicht (KIZ)
Het Kwaliteit In Zicht (KIZ) team is begonnen met het testen van de gewijzigde processen binnen het bedrijfsonderdeel “bewerken” van Doc-Direkt. Dit doen wij met twee test teams.
Onderstaande collega’s maken deel uit van de testteams.
Voor Winschoten zijn dat:                              Voor Rijswijk zijn dat:
  • Gea Modderman                                 - Andy van Eeden
  • Heike Nanninga-Carolus                      - Hans Mulders
  • Anja Nanninga                                    - Lex van der Meer
  • Inge Heeg-Buiskool                            -  Atilla Balci
  • Kees Hoogeveen                                -  Victor Ateca Paz
  • Henk van der Laan                              - Louis Kortland
 
In week 19 zijn we begonnen met testen in Winschoten en in week 20 zijn we begonnen met testen in Rijswijk. In Winschoten wordt het Rijks Geologische Dienst archief van Economische Zaken bewerkt en getest. In Rijswijk gaan we de archieven van de Ambassades Pakistan en Eritrea bewerken en testen.
 
Wat gaan we doen in de testteams?
 
We gaan testen of de gewijzigde deelprocessen in de praktijk kunnen worden gebracht. Het betreft de deelprocessen “Verstrekken Werkopdracht”, Selecteren Meta Data Toekennen en Materiële Verzorging” en “Toegankelijk Maken”. Met deze tests willen wij graag aantonen dat we dat kunnen  besparen wat wij tijdens de knelpuntenanalyses in april 2015 met z’n allen hebben bedacht en hebben geanalyseerd? De tests zullen dit gaan uitwijzen.
 
We gaan ook 2 elementen van LEAN meenemen in de test.
 
De twee LEAN elementen die worden meegenomen tijdens de test zijn:
  1. De Dagstart
  2. De 5S methode
 
Dagstart.
 
Met een dagstart doen we het volgende:
  • Diverse zaken zichtbaar maken
  • Delen van informatie
  • Samenwerking versterken
  • Gaat over verbetering, niet over schuld
  • Gevoel van eigenaarschap
  • Eenduidige/standaard werkwijze.
 
5S.
5S staat voor Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Stimuleren?Stand houden. Met andere woorden; Wat heb je nodig voor het werk dat je moet doen en waar bevindt zich dat? Wees je bewust van de zaken die belangrijk voor jou(w) (werk) zijn, standaardiseer deze en borg ze.
Met z’n allen willen we er een geslaagde test van maken. Ben je nieuwsgierig en heb je wellicht belangstelling om eens te komen kijken, of wil je gewoon informatie? Laat dit dan even weten aan de projectleiders Hans Kasteel (hans.kasteel@minbzk.nl) en Jan Giethoorn (jan.giethoorn@minbzk.nl)
 
Rest ons nog te zeggen dat wij een ieder willen bedanken die zich hebben opgegeven voor deelname aan de testteams en een ieder die zich heeft ingezet tijdens het inrichtingstraject
 
Programma Innovatief archiveren, doel en stand van zaken
Met IA heeft Doc-Direkt de ambitie om verschillende diensten te ontwikkelen op het gebied van digitaal document- en archiefbeheer en de digitale bewerking van het archiefmateriaal. Doc-direkt wil graag met deze diensten het toenemende aanbod van digitaal (en deel ongestructureerd) archiefmateriaal binnen de Rijksoverheid helpen in goede banen te leiden. Dit niet als losstaande organisatie maar als een belangrijke stap in beheers-, bewerking- en overdrachtsproces tussen individuele overheidsorganisaties als archiefvormer en het Nationaal Archief.
De werkhypothese van ons deelprogramma is vooralsnog dat door het inrichten van digitale werkwijzen Doc-direkt meer en nieuwe klanten e informatiestromen kan bedienen en het proces goedkoper / sneller en uniformer wordt ingericht.
Het doel is om die diensten in samenhang, in een ‘wasstraat’ te ontwikkelen waarbij papieren en/of digitale archiveren behandeld worden. Afgesproken is om niet de hele ‘wasstraat’ in één keer op te tuigen. Maar ons als eerste te richten op het optuigen van een omgeving waar gedigitaliseerde en/of digital born documenten bewerkt kunnen worden. Hierbij bouwen we voort op de resultaten van de POC’s van het afgelopen jaar.   

Even voorstellen

Hallo, mijn naam is Ariane Brederode en ik ga vanaf 2 mei starten als transitiemanager voor de transitie van de digitale informatievoorziening van SZW en Financiën naar Doc-Direkt. Hierbij word ik tijdelijk gedetacheerd vanuit Interim-management, Coaching en Gateway (ICG).

De afgelopen 2,5 jaar heb ik als verandermanager gewerkt bij FMHaaglanden. En heb samen met de medewerkers gewerkt aan een nieuwe organisatie die beter invulling geeft aan Service in Nabijheid. Daarvoor heb ik ruim 7 jaar als organisatieadviseur meegewerkt aan verschillende interdepartementale verandertrajecten. En daarvoor heb ik 12,5 jaar bij DJI (dienst justitiële inrichtingen) gewerkt in managementfuncties in verschillende penitentiaire inrichtingen.

Ik ben 48 jaar, woon samen met mijn vriend in Utrecht. Naast hard werken houd ik ook van hard ontspannen. Daarom reis, wandel en yoga ik graag.
Ik kijk erg uit naar de samenwerking en hoop iedereen snel te “live” te ontmoeten!
 
 

Spelregels voor locatieuitstapjes 2016

Op verzoek van diverse collega’s is in 2016 besloten tot het organiseren van locatieuitstapjes in plaats van de gebruikelijke organisatiebrede Doc-Direkt medewerkersdag. In Den Haag, Winschoten en Apeldoorn zijn werkgroepjes aan de slag om te zorgen dat het voor iedereen een geslaagde dag gaat worden.
 
Als handvatten voor deelname zijn door het DT de volgende spelregels vastgesteld:

  • De dag waarop het locatie-uitstapje is georganiseerd wordt aangemerkt als werkdag. De deelname aan deze dag is verplicht;
  • Indien deze dag niet tot je reguliere werkdag behoort, probeer je in overleg met je leidinggevende deze werkdag te ruilen;
  • Indien je op deze dag méér uren maakt dan waar je voor ingeroosterd bent, dan zijn deze voor eigen rekening (de organisatie vindt immers plaats in de buurt van de locatie waar je werkzaam bent);
  • Registratie in E-Synergy; de uren op deze dag worden weggeschreven als scholingsdag (niet-productief);
  • Als je van mening bent dat je een geldige reden hebt om niet te kunnen deelnemen aan deze dag, dan leg je dit voor aan je leidinggevende. Bij uitzondering kan de leidinggevende besluiten je verlof te verlenen.
  • Doc-Direktmedewerkers kunnen op deze dag niet op hun werkplek terecht. (Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor essentiële processen zijn hiervan uitgezonderd en stemmen dit met hun leidinggevende af.)

Openstaande projecten

Ruim 10 jaar geleden kwam ik, als selecteur, bij het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) voor het eerst in aanraking met het wegwerken van ‘ archiefkilometers’ . Het wegwerken van deze kilometers, uit de periode tot 1976, ging, zeker in het begin, niet altijd zoals gepland. Echter, na 3,5 jaar was er door de projectorganisatie in Rotterdam, de CAS en de departementen gezamenlijk maar liefst 79 kilometer archief weggewerkt. Hiermee werd ruimschoots aan de projectdoelstelling van 75 kilometer voldaan. Ook bij Doc-Direkt – en voorgangers – zijn de werkzaamheden om diverse redenen niet altijd volgens plan verlopen. Hierdoor is de afgelopen jaren een aanzienlijk aantal archiefbewerkingsprojecten niet afgerond. De bal voor het afronden van deze openstaande projecten ligt ofwel bij Doc-Direkt, ofwel bij het Nationaal Archief of één van de zorgdragers.
 
Er is in 2014 een start gemaakt met het inventariseren van deze projecten, hun status en welke acties er nog ondernomen dienden te worden om het betreffende project af te ronden. Dit betrof een gezamenlijke actie van o.a. teamleiders en medewerkers Bewerken, werkvoorbereiders en de collega’s van het Nationaal Archief. In dit kader wordt in Winschoten vanaf medio 2015 een lijst van ruim 50 openstaande projecten van EZ systematisch weggewerkt. Ook Apeldoorn en Rijswijk leveren op dit moment al hun bijdrage door o.a. het afronden van enkele IND-blokken en projecten van o.a. BuZa, OCW en Financiën. De prioriteit gaat hierbij in eerste instantie uit naar de projecten waar met relatief weinig inspanning vanuit Bewerken zoveel mogelijk meters weggewerkt kunnen worden. Het verkrijgen van een handtekening onder een voorstel voor vernietiging is hiervan een mooi voorbeeld. Redenen voor de op dit moment beperkte mogelijkheid om medewerkers van Bewerken in te zetten zijn de te behalen productiedoelstelling in 2016 en het oppakken van DVO-I-projecten.
 
De genoemde projecten tezamen beslaan echter maar een deel van wat er nog aan projecten open staat. Om aan de politieke opdracht uit 2009 - het voor het einde van 2019 wegwerken van de papieren achterstanden (DVO-A) van archief over de periode 1976-2004 - te voldoen, dienen vanzelfsprekend alle openstaande projecten weggewerkt te worden. Mij is daarom onlangs gevraagd om, onder de paraplu van Productieondersteuning, een (verdere) analyse van alle openstaande projecten te maken. Dit dus naast het werk dat al verzet wordt aan het wegwerken van een deel van deze projecten. De analyse borduurt voortop de inventarisatie uit 2014 en wordt gesteund door o.a. reports uit MAIS-Flexis. In de analyse is o.a. een tijdbalk opgenomen om de ontwikkelingen zichtbaar te maken.
De (voorlopige) bevinden tot nu zijn dat het ca. 400 openstaande projecten betreft, waarvan bijvoorbeeld in Rijswijk een kleine 1200 meter voor directe vernietiging in aanmerking komt en in Winschoten zo’n 6,5 (!) kilometer. Nagenoeg al dit V-materiaal is op plank of pallet opgeslagen. Slechts een fractie staat op rolcontainers. Ook in Apeldoorn is dit laatste het geval.
 
Het opstellen van de analyse gebeurt in samenwerking met Lisette de Waard en de collega’s van werkvoorbereiding, regiegroep, relatiebeheer, projectadministratie en F&C. De analyse is naar verwachting medio 2016 afgerond.
Uit de analyse zal, in samenwerking met de hoofden Bewerken en Beheren en digitaliseren, een advies voortvloeien wat er aan capaciteit nodig is om de genoemde acties uit te kunnen voeren op de projecten die op dat moment nog niet weggewerkt zijn of worden. Onder de paraplu van die twee afdelingen zal daarna het afronden van de projecten nog structureler aangepakt gaan worden dan nu het geval is. Ook in de tweede helft van 2016 zal de inzet vanuit Bewerken hierbij om genoemde redenen nog relatief gering zijn. Met ingang van volgend jaar zullen ook de taken opgepakt gaan worden waarvoor een grotere capaciteit vanuit Bewerken nodig is, bijvoorbeeld voor het materieel verzorgen van over te brengen archief.
 
Al met al een flinke klus, maar met de hulp van alle hierboven genoemde collega’s moet dit, net als in het zeer recente verleden, zeker gaan lukken!
 
Jeroen van der Stokker

Nieuws van het Rijksportaal

Herken pesten op het werk
Op Rijksportaal verscheen op 19 mei jl. het volgende aanbod van UBR|EC O&P Bedrijfszorg voor leidinggevenden. De organisatie van de workshop ‘(H)erkennen en voorkomen van pestgedrag en ander ongewenst gedrag op de werkvloer’. De workshop zoomt vooral in op pestgedrag. Doel: ongewenst (pest)gedrag op het werk voorkomen, bespreekbaar maken en hierop acteren. De workshop wordt tweemaal aangeboden op 6 en op 8 juni as. Met dit aanbod haakt UBR|EC E&P aan bij de landelijke campagne tegen ongewenst gedrag op de werkvloer waarmee het Rijk op 6 juni start. De directie ondersteunt de deelname van leidinggevenden van harte.
Meer weten?
Klink dan op onderstaande link van het Rijksportaal
http://portal.rp.rijksweb.nl/irj/portal/anonymous/nieuwsdetail?refId=221136
 
Gebruik van BZK mobiel en laptop in het buitenland
Voor een aantal medewerkers kan het handig of zelfs nuttig zijn als je tijdens je vakantie mobiel bereikbaar bent of je laptop meeneemt. Het DT van Doc-Direkt heeft besloten dat dit uitsluitend is toegestaan na goedkeuring van je leidinggevende. De DT-leden nemen de beslissing zelf of zij hun mobiel of laptop meenemen of een privénummer achterlaten voor bereikbaarheid.
Meer weten?
Klik dan op onderstaande link van het Rijksportaal
http://portal.rp.rijksweb.nl/irj/portal/anonymous/nieuwsdetail?refId=219357

Communicatiekalender Doc-Direkt

Komende 7 weken (wijzigingen voorbehouden)

Week Datum Activiteit locatie Tijden Contactpersoon
21 Donderdag 26 mei Directieoverleg Beatrixpark 12.00 – 15.00 Renée Schmidt
22 Donderdag 2 juni Directieoverleg Winschoten 12.00 – 14.00 Renée Schmidt
23 Donderdag 9 juni Directieoverleg Rijswijk 12.00 – 15.00 Renée Schmidt
24 Dinsdag 14 juni Bestuurder-OR artikel 24 overleg Zwolle 13.00 – 15.00 Christa Jonkergouw
  Donderdag 16 juni Transitie-overleg FIN/SZW/BZK DD Den Haag 09.00 – 10.30 Ariane Brederode
    Directieoverleg Apeldoorn 12.00 – 14.00 Renée Schmidt
25 Donderdag 23 juni Directieoverleg Beatrixpark 12.00 – 15.00 Renée Schmidt
26 Woensdag 29 juni Leidinggevendendag Doc-Direkt Amersfoort 10.00 – 18.00 Renée Schmidt
  Donderdag 30 juni Directieoverleg Winschoten 12.00 – 14.00 Renée Schmidt
27 Donderdag 6 juli Directieoverleg Rijswijk 12.00 – 15.00 Renée Schmidt


Colofon

Deze nieuwsbrief komt om de week op vrijdag uit en is een uitgaven van Doc-Direkt

Redactie: Ienke Laan en Hilda Luiten

Deadline: elke dinsdag van de even weken