< Terug naar overzicht van deze nieuwsbrief

10 december 2014

U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u werkzaam bent in de vreemdelingenketen of omdat u zich voor deze nieuwsbrief heeft aangemeld. De verschillende partijen in de vreemdelingenketen werken samen aan het digitaliseren van de documenten en het real-time online beschikbaar hebben van vreemdelingeninformatie. Het programma Keteninformatisering ondersteunt ketenpartners bij het digitaliseren van informatie. U leest hierover in deze nieuwsbrief.

Digitaal werken bij Directie Bijzondere Voorzieningen (DJI)

Vanaf eind 2014 werkt DBV van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) volledig digitaal. Hiervoor zijn in oktober en november van dit jaar alle (circa 500) dossiers van de vreemdelingen die in detentie zitten gedigitaliseerd. Daarnaast zijn de medewerkers van het Bureau Coördinatie Vreemdelingenzaken (BCV) en medewerkers van de detentiecentra Schiphol, Zeist en Rotterdam getraind en ingewerkt om met het digitale dossier te werken.

Rik Hoekstra (projectleider Digitaal Werken): “Samen met de projectgroep Digitaal Werken bij de Directie Bijzondere Voorzieningen (DBV) van DJI zijn we sinds november 2013 bezig met de voorbereiding en realisatie van het digitale dossier voor Vreemdelingen bij DJI. Een leuk, uitdagend en soms complex traject waarbij werkprocessen van DJI doorgelicht en gedigitaliseerd moeten worden, maar waarbij ook buiten de organisatie inzichtelijk gemaakt wordt hoe binnen de vreemdelingenketen de lijnen lopen. We hebben dan ook intensief contact met ketenpartners. Zoals bijvoorbeeld rondom de implementatie van het Tijdelijke Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen (TISOV) met de Nationale politie, Koninklijke Marechaussee (KMar) en de Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V). In oktober en november is binnen DBV het digitale dossier voor de vreemdelingen geïmplementeerd. Dit betekent dat zowel het Bureau Coördinatie Vreemdelingenzaken (BCV) als de detentiecentra gebruik maken van hetzelfde gemeenschappelijke dossier dat is ondergebracht in het Centraal Digitaal Depot (CDD) bij de Justitiële Informatiedienst. Een volgende stap is dat vanuit hier stappen gezet kunnen worden om digitale documenten te kunnen delen in de keten en daarnaast informatie digitaal uit te gaan wisselen”. 
 
In de praktijk
Voor de medewerkers op de detentiecentra Schiphol, Zeist en Rotterdam betekent dit dat alle documenten vanuit de bevolkingsadministratie, van vreemdelingenzaken en de back-office worden gescand en aan het digitale dossier worden toegevoegd in plaats van in een hangmap gestopt. De medewerkers van BCV werken voortaan direct in en vanuit het CDD en dus ook niet meer met verschillende mappen op de eigen server. Een medewerker van het detentiecentrum Schiphol: ‘Het is even wennen natuurlijk, maar ik vind het wel goed dat alles nu digitaal inzichtelijk is’.

Gegevenswoordenboek Vreemdelingenketen (GVK) online beschikbaar

Overeenkomende interpretatie en het juiste gebruik van gegevensdefinities en begrippen is essentieel om elkaar in de vreemdelingenketen goed te begrijpen. Het Gegevenswoordenboek Vreemdelingenketen (GVK) ontsluit deze informatie. Op 18 september 2014 is het GVK online beschikbaar gekomen en is vanaf de rijkswerkplek benaderbaar.

Het doel van het GVK is de gemeenschappelijke begrippen en gegevensdefinities van de vreemdelingenketen te beheren en ontsluiten. Hierbij gaat het om verschillende soorten informatie en gegevens. Van beleidsbegrippen, rapportagegegevens tot technische gegevens.

In de versie die nu online staat is het bestaande GVK ontsloten. Het aanvullen en het beheer van de inhoud van het GVK is in handen van de redactiecommissie GVK. Deze redactiecommissie bestaat uit vertegenwoordigers van alle ketenpartners. Het voorzitterschap en secretariaat is belegd bij de afdeling Ketenvoorzieningen van de Directie Regie i.o. van het Directoraat Generaal Vreemdelingenzaken bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

De redactiecommissie heeft onlangs in een driedaagse “heisessie” een vliegende start gemaakt met de controle van het GVK versie 2008.1 op actualiteit en juistheid van de inhoud en het beoordelen van wijzigingsverzoeken. De komende tijd komt de redactiecommissie iedere maand bij elkaar om deze controle af te ronden en de aanvullende informatie te ontsluiten. Deze aanvullende informatie bestaat bijvoorbeeld uit de begrippen en definities die in het kader van ketenmanagement worden uitgewisseld.

Mocht u vragen hebben over de inhoud van het GVK of wilt u vanaf een rijkswerkplek toegang krijgen, kunt u de redactiecommissie bereiken door een mail te sturen naar postbus.functioneelbeheeridmi@minvenj.nl.

Heeft u vragen of ideeën over de ontwikkeling van GVK online, kunt u contact opnemen met Cornelie Kagenaar, c.f.d.kagenaar@minvenj.nl.

DKi keurt digitaliseringsvoorstellen goed

Op 11 november zijn de eerste drie digitaliseringsvoorstellen goedgekeurd door het Deelberaad Keteninformatisering (DKi). De digitaliseringsvoorstellen zijn het concrete resultaat van de ketentransactieanalyses zoals die de afgelopen tijd zijn uitgevoerd. In de vorige nieuwsbrief heeft u hier al over kunnen lezen. De volgende stap is om deze voorstellen te vertalen naar een concreet plan van aanpak per ketenpartner. Zo werken we stap voor stap toe naar het real-time en online beschikbaar krijgen van informatie in de vreemdelingenketen. In de plannen van aanpak wordt onder meer aandacht besteed aan welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om aanpassingen op de werkprocessen en primaire systemen te realiseren en de bijbehorende releaseplanningen op elkaar af te stemmen.

Bijeenkomst over dit proces
Dit najaar is het programma Keteninformatisering gestart met keteninspiratiebijeenkomsten. Op 27 januari 2015 vindt de volgende bijeenkomst plaats. Daarin worden de digitaliseringsvoorstellen en het proces van analyse tot en met implementatie tegen het licht gehouden. U bent hierbij van harte welkom. Aanmelden kan via info@zichtopdevreemdelingenketen.nl onder vermelding van 'Keteninspiratiebijeenkomst'.

Het verslag van de eerste keteninspiratiebijeenkomst: Agile in theorie en praktijk leest u op de website.

Noteer vast in uw agenda: op 21 mei 2015 vindt de Dag van de Keteninformatisering plaats voor iedereen die werkzaam is in de vreemdelingenketen. SAVE THE DATE! Meer informatie volgt spoedig.

Gegevenslevering Overeenkomst COA

Op 19 november tekenden de Directie Regie i.o. en het COA in Rijswijk de Gegevenslevering Overeenkomst (GLO). Deze GLO is opgesteld om de gemaakte afspraken met betrekking tot de gegevensaanlevering door het COA aan het datawarehouse KMI+ (Ketenmanagementinformatie) te formaliseren. Het COA is eigenaar van het bronsysteem IBIS en de leverancier van de gegevens. Door de ondertekening geven beide organisaties expliciet hun commitment om in goede samenwerking tot de best mogelijke dienstverlening te komen. De GLO is onderdeel van de kwaliteitsborging van het datawarehouse en de daarop gebaseerde rapportages. Namens het COA ondertekende Jos Stevens en namens de Directie Regie i.o. Kees Keuzenkamp.

Colofon

Vragen of opmerkingen?

Heeft u vragen over Keteninformatisering in de Vreemdelingenketen? Neem dan contact met ons op via info@zichtopdevreemdelingenketen.nl.

Meer informatie

Op onze website www.zichtopdevreemdelingenketen.nl leest u meer over de laatste ontwikkelingen. Heeft u zelf informatie die u met de ketenpartners wilt delen via onze nieuwsbrief en/ of website? Laat het ons weten!

Redactie

Evelien Kingma - Implementatiecoördinator
Karianne van der Weijden - Communicatieadviseur