< Terug naar overzicht van deze nieuwsbrief

30 september 2014

U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u werkzaam bent in de vreemdelingenketen of omdat u zich voor deze nieuwsbrief heeft aangemeld. De verschillende partijen in de vreemdelingenketen werken samen aan het digitaliseren van de documenten en het realtime online beschikbaar hebben van vreemdelingeninformatie. Om digitaal te kunnen werken en ten behoeve van de ketensturing. Het programma Keteninformatisering ondersteunt ketenpartners bij deze processen. U leest hierover in deze nieuwsbrief.

Weer een stap dichter bij de digitalisering van de Vreemdelingenketen

Op 15 september is het Tijdelijke Informatiesysteem Overdracht Vreemdelingen (TISOV) in productie genomen. TISOV vervangt de uitwisseling van informatie die voorheen via het M-118 formulier plaatsvond. De implementatie van TISOV maakt het mogelijk dat medewerkers van de betrokken ketenpartners de informatie nu online kunnen raadplegen, aanvullen en bewerken.

De afgelopen tijd werkten de Nationale politie, Koninklijke Marechaussee (KMar), Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) onder leiding van het programma Keteninformatisering hard samen aan de realisatie van het TISOV.

Lees het hele bericht op www.zichtopdevreemdelingenketen.nl

Keteninspiratie: van harte welkom op 28 oktober!

De komende maanden organiseert het programma Keteninformatisering keteninspiratie middagen. Rondom actuele thema’s treffen ketenpartners uit de Vreemdelingenketen bekenden en onbekenden uit het veld.

Wij nodigen u graag uit voor de eerste bijeenkomst. Deze vindt plaats op 28 oktober van 14.00 uur tot 17.30 uur in Den Haag. Het onderwerp is 'Agile in theorie en praktijk'. Aan de hand van de werkwijze en bevindingen rondom TISOV spreken we over de filosofie achter de agile-methode. Ook discussiëren we over wat de lessons learned in dit traject ons kunnen brengen voor allerlei andere trajecten en projecten op het gebied van Digitaal Werken.

De officiële uitnodiging voor de middag van 28 oktober wordt spoedig verstuurd. Direct aanmelden kan natuurlijk ook door een mail te sturen naar g.m.n.brokamp@minvenj.nl. Op de website treft u meer informatie over deze en andere bijeenkomsten. 

Toelichting 'Actuele Vreemdeling'

Tijdens de Nationale Ketentest op de Dag van de Keteninformatisering kwam het begrip ‘actuele vreemdeling’ aan de orde in de vraag:
Geef een inschatting van het aantal actuele vreemdelingen in de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV) op 1 januari 2014
Dit begrip was niet bij iedereen bekend, daarom leest u hieronder de precieze betekenis.
 
Actuele vreemdelingen zijn niet alleen de vreemdelingen die in Nederland zijn, maar ook alle vreemdelingen die hier ooit geweest zijn. Denk bij dit laatste aan vreemdelingen die een visum kortverblijf hadden, die hier een tijd werkten of die vertrokken zijn. Al deze vreemdelingen hebben in de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV) de status ‘ACTUEEL’. Hierbij gaat het om ongeveer 6 miljoen vreemdelingen.
 
Het aantal personen in Nederland met een buitenlandse nationaliteit is veel lager. De BVV heeft bijna 900.000 koppelingen met het ingezetenen deel van de Basisregistratie Personen (BRP, voorheen GBA). Dat is de groep ingezeten vreemdelingen. Daarnaast zijn er personen die wel in de BVV staan maar niet in de BRP zoals asielzoekers eerste fase, tijdelijke werknemers, mensen met een visum kort.

De BVV is het centrale informatiesysteem in de vreemdelingenketen waarin alle basisgegevens van vreemdelingen waar we in het kader van de vreemdelingenwet mee te maken hebben zijn opgeslagen. Wilt u meer weten over de BVV kunt u contact opnemen met Pieter Zwart, p.e.zwart@minvenj.nl of Michaël Agtereek, m.agtereek@minvenj.nl

Even voorstellen: Emilie Randoe (DT&V)

Emilie Randoe is als veranderkundige betrokken bij het project Digitaal Werken en Archiveren in Ketencontext van de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). U kunt haar bereiken via erandoe@veranderlab.nl 

Hoe zijn jullie met Digitaal Werken gestart?
Hele uitgebreide plannen maken we niet. Het nadeel van plannen is namelijk dat je weinig ruimte meer hebt om in te spelen op de effecten van je project. Dat is uiteindelijk een groot risico voor het realiseren van de gewenste verandering. Wel zorgen we ervoor dat we in de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie duidelijk hebben wat we gaan doen, wanneer het goed is en wanneer het klaar is. Hierover vindt ook op allerlei niveaus intensieve afstemming plaats binnen de DT&V, de keten en met de leveranciers van IT-diensten.

Elke organisatie is op een andere manier ingesteld. De DT&V is een taakorganisatie die uit de pioniersfase komt, te maken heeft met een duidelijke knip tussen beleid en uitvoering en zich op een maatschappelijk gevoelig domein begeeft. Zo’n configuratie brengt typische dilemma’s en spanningsvelden met zich mee. Als je daar in je aanpak rekening mee houdt, heb je al een heleboel valkuilen in beeld voordat het begint.

Als tweede kijken we altijd naar het leiderschap in de organisatie. Wat wordt er binnen de organisatie gezegd over wat gaan we doen, waarom en waar dat dan toe gaat leiden? Voor ons project hebben Patty van Rossem en Lixel Huijts van de Directie Voorlichting van het ministerie van Veiligheid en Justitie workshops verzorgd waarin we samen met de medewerkers in de uitvoering de kernboodschappen over het project voor verschillende doelgroepen hebben ontwikkeld. Uitgangspunt was dat de medewerkers het verhaal zelf op inspirerende wijze aan hun collega’s uit de doeken moesten kunnen doen. 

Dit sluit weer goed aan op de derde pijler: ‘spraak organiseren’. Wat bespreken mensen over het project bij het koffie apparaat en bij het afdelingsoverleg? Als je dat weet en ook zichtbaar maakt wat je met die kennis doet, voelen medewerkers zich meer betrokken bij het project en ontwikkel je het draagvlak.

Heb je tips voor andere ketenpartners?
Zorg ervoor dat je in je eigen gedrag de verandering die je als projectleiders of leidinggevende wenst, zichtbaar maakt voor medewerkers. Bij DT&V vullen wij dat onder andere in met roadshows, testlabs en kwaliteitskringen, maar ook door een adviesraad. Daarin zitten alle afdelingsmanagers die regelmatig de voortgang met het Directie beraad bespreken. Op al deze niveaus verbinden medewerkers wat zij zien aan hun dagelijkse werk en komen zij met nuttige tips en vragen over onderwerpen waar wij niet aan gedacht hebben. Tegen de tijd dat het nieuwe digitale vertrekdossier live gaat, hebben we er al een heleboel kinderziektes uitgehaald en heeft zo’n 10 % van de medewerkers er al uitvoerig kennis mee gemaakt. Zo kunnen zij hun collega’s helpen om snel wegwijs te raken in het nieuwe dossier.

Wil je meer tips? Lees dan het hele interview op de website. Hierin gaat Emilie ook in op de grootste uitdagingen en deelt zij opvallende anekdotes.

Meer informatie over Digitaal Werken bij DT&V kan contact opgenomen worden met de projectleider van Digitaal Werken Remco van Rossum, rvanrossum@snpbv.nl.

Colofon

Vragen of opmerkingen?

Heeft u vragen over Keteninformatisering in de Vreemdelingenketen? Neem dan contact met ons op via info@zichtopdevreemdelingenketen.nl.

Meer informatie

Op onze website www.zichtopdevreemdelingenketen.nl leest u meer over de laatste ontwikkelingen. Heeft u zelf informatie die u met de ketenpartners wilt delen via onze nieuwsbrief en/ of website? Laat het ons weten!

Redactie

Evelien Kingma - Implementatiecoördinator
Karianne van der Weijden - Communicatieadviseur