Nieuwsbrieven & e-mailattenderingen

< Terug naar overzicht van deze nieuwsbrief

Jaargang 2, nummer 1, 28 maart 2017

De Dienst ICT Uitvoering (DICTU) levert ICT en digitale diensten voor het ministerie van Economische Zaken en een aantal andere ministeries. We zetten onze kennis en ervaring in om de primaire processen van onze opdrachtgevers optimaal te ondersteunen. Zodat zij burgers en bedrijven in staat kunnen stellen eenvoudig, veilig en snel, langs digitale weg, hun weg te vinden in de maatschappij. Hoe wij dat doen laten we u graag zien in deze nieuwsbrief.

Van klassieke beheerder naar wendbare dienstverlener. Woord vooraf door Gerdine Keijzer-Baldé

Beste opdrachtgever,
 
Meer dan een half jaar geleden is het alweer, dat ik aantrad als Algemeen Directeur van DICTU. De eerste maanden heb ik gebruikt om de organisatie en de klanten goed te leren kennen. Eind vorig jaar heb ik mijn bevindingen gedeeld met alle medewerkers: DICTU is een prachtige organisatie om voor te werken, een veelzijdige ICT-dienstverlener met deskundige en gemotiveerde medewerkers. Net als de andere ICT-organisaties binnen het Rijk staat DICTU voor de vraag hoe de omslag te maken van een klassieke beheerder naar een wendbare dienstverlener. De samenleving digitaliseert in rap tempo en de overheid doet dat ook; onze klanten rekenen er op dat wij hen daarin ondersteunen.   

Focus aanbrengen
DICTU is sinds 2010 fors gegroeid: in opdrachtgevers, in hoeveelheid producten en diensten en in medewerkers. Ik vind het belangrijk om meer focus aan te brengen en werk te maken van verzakelijking. Een heldere stip op de horizon is belangrijk om richting te geven aan de ontwikkeling van de organisatie. Het consolideren van onze interne organisatie en het verstevigen van onze financiële situatie horen daar ook bij.

‘DICTU betrouwbaar beter’ luidt dan ook de naam van het ambitieuze veranderprogramma dat we hebben opgesteld. De contouren van dat programma zijn aan bod gekomen in het Opdrachtgeversoverleg. In dit kader gaan we onder meer een toekomstbestendige koers en visie voor DICTU bepalen, in nauw overleg met u en onze eigenaar.
 
Denken en opereren als eenheid
Samen de omslag maken, daar gaat het nu om. En om er zeker van te zijn dat dat ook gebeurt, zetten we een professioneel programma neer. Twee directeuren gaan zich grotendeels richten op deze uitdaging en op het versnellen van de beweging die we hebben ingezet. Nog meer dan nu het geval is komt het stroomlijnen van de uitvoering, het denken en opereren als eenheid, centraal te staan. Ook grote projecten zoals de migratie van applicaties naar de Cloud en de implementatie van de Cloud Werkplek zullen hiervan profiteren. Ik heb er alle vertrouwen in dat we onze dienstverlening op deze manier samen met u op een hoger plan kunnen brengen.
 
Cloud en Cloud Werkplek
In deze nieuwsbrief geven we u een inkijkje in de veranderopgave en de manier waarop we samen met u vooruit willen kijken en nog meer dan nu het geval is onze krachten willen bundelen. Behalve de veranderopgave en de hierboven al genoemde migratie naar de Cloud en de Cloud Werkplek komen ook andere onderwerpen aan bod waarvan we denken dat ze voor u de moeite waard zijn, zoals de betrokkenheid van DICTU bij het iBestuur Congres 2017 (dat geheel in het teken staat van enterprise mobility) en onze Control Room.
 
Ik wens u veel leesplezier en hoor uiteraard graag of er onderwerpen zijn die u graag terug wilt zien in de volgende editie, die in mei verschijnt.
 
Vriendelijke groet,

Gerdine Keijzer-Baldé
Algemeen Directeur Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

Ruim baan voor de veranderopgave: portefeuilleverdeling directeuren

We willen zowel onze medewerkers als onze opdrachtgevers en eigenaar laten zien dat het ons menens is met de veranderopgave van DICTU. We brengen focus aan, maken de benodigde tijd vrij en geven op directieniveau prioriteit aan een aantal bepalende strategische thema’s. Het stroomlijnen van de uitvoering, van de klantketens, wordt een speerpunt.
 
Samensmeden
Dit alles heeft gevolgen voor de portefeuilleverdeling van de directeuren. Plaatsvervangend Algemeen Directeur Hans Houdijk gaat zich grotendeels richten op het realiseren van de veranderopgave. Onderdeel van zijn opdracht is het ontwikkelen van een strategie die de verschillende onderdelen van de organisatie samensmeedt tot één geheel.

Strategische thema's
De portefeuille van directeur Wout van Wijngaarden is gevuld met strategische thema’s die bepalend zijn voor de toekomst en kwaliteit van onze dienstverlening, zoals accountmanagement en portfoliomanagement dat zich uitstrekt over alle opdrachtgevers. Ook IB (informatiebeveiliging) valt onder zijn verantwoordelijkheid. Verderop in deze nieuwsbrief geeft Wout van Wijngaarden een toelichting op de inhoud van zijn portefeuille.
 
Gestroomlijnde klantketens
Om te komen tot geïntegreerde en gestroomlijnde klantketens voegen we de directies Dienstverlening en Infrastructuur en de tijdelijke programmadirectie Cloud Services samen onder één directeur, Henk Klapwijk. Op deze manier denken we de betrouwbaarheid en kostenefficiency van onze dienstverlening te kunnen verhogen. Zaakgericht Werken, nu ondergebracht bij Cloud Services, gaan we inbedden in de staande organisatie.

Waarnemend directeur Financiën & Inkoop Richard Wiersema zal leiding geven aan het stroomlijnen van de financiële processen binnen DICTU.

De komende maanden doen we ervaring op met deze herverdeling van portefeuilles. Aan het einde van het jaar kijken we of de nieuwe opzet voldoet aan de verwachtingen die we er nu van hebben.

‘Bepalende ontwikkelingen en trends liggen buiten.’ Wout van Wijngaarden over de strategische aspecten van de veranderopgave

“Van buiten naar binnen denken, steeds de ontwikkelingen buiten, bij opdrachtgevers, leveranciers, de Rijksoverheid en elders, vertalen naar verstandige keuzes voor EZ.” Aan het woord is Wout van Wijngaarden, tot voor kort directeur Infrastructuur bij DICTU, maar nu in het kader van de veranderopgave verantwoordelijk voor strategische thema’s die bepalend zijn voor de toekomst van de organisatie. En voor de samenwerking met opdrachtgevers. 

Bundeling van vraagstukken
“Als moderne ICT-dienstverlener streeft DICTU naar bundeling van alle vragen en uitdagingen van zijn opdrachtgevers,” vertelt Wout. “We willen oplossingen ontwikkelen die breed inzetbaar zijn, voor diverse opdrachtgevers. Dat leidt namelijk tot betere kwaliteit, hogere betrouwbaarheid en lagere kosten. Bundeling en afstemming stellen ons ook in staat om tijdig in te spelen op toekomstige ICT-vraagstukken en rijksbrede ontwikkelingen. Om afgewogen besluiten te nemen als het gaat om programma’s of investeringen die meerdere opdrachtgevers raken of over concernbrede belangen gaan.”
 
Uitdagingen voor de langere termijn
Het is dus geen toeval dat portfoliomanagement en accountmanagement de toon aangeven in de nieuwe portefeuille van Wout. “Deze thema’s geven antwoord op de vraag wat EZ concernbreed onderhanden heeft en wat we gezamenlijk zien aankomen als we onze blik richten op de vragen en uitdagingen voor de langere termijn. En op basis van deze kennis kunnen we ook weer strategische allianties aangaan met andere overheidsorganisaties, leveranciersmanagement goed inrichten en de juiste keuzes maken op het gebied van personeelsbeleid.”
 
Meer buitenland dan binnenland
Voor Wout staat vast dat van buiten naar binnen denken de beste garantie biedt voor een duidelijke, verstandige koers van ons Ministerie op ICT-gebied: “Het gaat er om dat je niet in een ivoren toren over strategie nadenkt, maar steeds de ontwikkelingen buiten, bij opdrachtgevers, leveranciers, rijksoverheid en elders, vertaalt naar verstandige keuzes voor EZ.  Eerder mocht ik een tijd voor EZ in het buitenland werken. Dan ervaar je in de dagdagelijkse praktijk hoeveel meer buitenland dan binnenland er is. Dat is natuurlijk een open deur, maar handel er maar eens naar. Hetzelfde geldt voor DICTU: de bepalende ontwikkelingen en trends liggen buiten. Voor het vormgeven van strategische thema’s wil ik dat principe leidend laten zijn.”

Per 1 juli 65% applicaties in Cloud

De migratie van applicaties naar de DICTU Cloud is in volle gang zoals u weet. 89 van de 457 applicaties die voor migratie in aanmerking komen, hebben we inmiddels overgeheveld naar de Cloud. Hiertoe behoren grote en belangrijke ketenapplicaties zoals EBS (DB), UP-EU (RVO) en TVS (DICTU). De klanten die hiervan gebruikmaken zijn goed te spreken over de performance van de DICTU Cloud.

Het streven is om de migratie van alle applicaties (457 dus) voor het einde van dit jaar te voltooien. Als alles naar planning verloopt zal de teller per 1 juli op 275 staan (en daarmee op 65%). Dit hoge percentage is een gevolg van de toegenomen focus op planning en migratie. Ook de komende maanden zal de migratie veel inzet en betrokkenheid vergen van alle partijen, maar we hebben we er alle vertrouwen in dat we onze doelstelling samen halen. 

Cloud Werkplek: start pre-pilot in mei, algemene pilot in september

Het werk aan de nieuwe werkplekomgeving van EZ vordert gestaag: een belangrijke mijlpaal is de start van een pre-pilot in mei, waarin vertegenwoordigers van onderdelen van het Ministerie de omgeving gaan ‘uitproberen’.
 
De eerste versie van de generieke Cloud Werkplek is eind januari in productie gegaan. Nu is het zaak om, gebruikmakend van de functionaliteiten van die generieke werkplek, een EZ-specifieke werkplek te realiseren. Ook dienen we de nieuwe werkplek van EZ te koppelen aan bestaande functionaliteiten zoals printing en telefonie.

Naar verwachting levert de pre-pilot, waar zoals gezegd testgebruikers uit alle geledingen van het Ministerie aan deelnemen, waardevolle informatie en feedback op. Door toekomstige gebruikers vroeg bij het proces te betrekken, zijn we in de gelegenheid de werkplek optimaal af te stemmen op de bestaande behoeftes.
 
Start algemene pilot in september
In september start de algemene pilot voor de Cloud Werkplek; dan gaan gebruikers van de EZ-onderdelen echt met de nieuwe werkplek werken. In november verwachten we te kunnen starten met de uitrol bij DICTU. Daarna volgen de overige EZ-onderdelen.

Voor elk EZ-onderdeel voeren we, voorafgaand aan de uitrol, een eigen pilot uit om de voor dat onderdeel benodigde specifieke functionaliteiten en specials in de praktijk te toetsen. Na een succesvolle pilot gaan we uitrollen.
 
Learning guide
De migratie (van gebruikers van de huidige werkplek naar de Cloud Werkplek) en de implementatie (begeleiding van gebruikers bij de ingebruikname van de Cloud Werkplek en de nieuwe functionaliteiten) pakken we nadrukkelijk samen met de projectleiders vanuit de EZ-onderdelen op. Zo krijgen we zicht op de gebruikersimpact van bepaalde keuzes. Inmiddels hebben we gezamenlijk besloten om een ‘on demand’-training en ‘learning guide’ te ontwikkelen, waarmee gebruikers hulp kunnen krijgen op het moment dat zij dat wensen en op een manier die aansluit bij hun behoefte.

Ketenmonitoring: eindgebruikersperspectief centraal

Het terugdringen van het aantal verstoringen, het verhogen van de oplossnelheid en de efficiënte afhandeling van (dreigende) verstoringen: dat beogen we met het monitoren van de applicatieketens die we beheren. En met de Control Room hebben we hiervoor een geavanceerde tool in huis. Programmamanager Dick Blaauw vertelt er graag meer over. 

Ondernemende samenleving
Dick: “DICTU wil de ondernemende samenleving en de overheid de mogelijkheid bieden om op eenvoudige wijze digitaal en veilig zaken met elkaar te doen. Om dat te realiseren dienen we volledig in control te zijn als goede dienstverlener. De Control Room helpt om het aantal storingen in de dienstverlening significant te verminderen en stelt ons daarnaast in staat storingen sneller op te lossen en eerder te signaleren.” 

“In de Control Room meten we de performance en beschikbaarheid van applicaties vanuit het perspectief van de eindgebruikers,” gaat Dick verder. “Dat is belangrijk, want als je alleen de performance en beschikbaarheid meet vanuit de ICT-infrastructuur, kan je nooit weten wat de performance en beschikbaarheid is vanuit de eindgebruikers.”  

Klantrapportage
De opdrachtgevers ontvangen via de online klantrapportage regelmatig gedetailleerde informatie over de prestatie van ‘hun’ applicaties. Al die gegevens gebruiken we ook om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Dick: “Door het toepassen van een PDCA-cyclus op monitoring maken we optimaal gebruik van de data die de Control Room oplevert en kunnen we heel gericht sturen op het verbeteren van de dienstverlening richting klanten.” 

De eindgebruikersmonitoring zit nu volledig in de Control Room, vertelt Dick. “De volgende stap is het toevoegen van de infrastructuur. Als dat is gebeurd, hebben we zowel vanuit eindgebruikersperspectief als vanuit het perspectief van de infrastructuur zicht op de kwaliteit van onze dienstverlening. Dit zorgt ervoor dat we nog sneller en slimmer op kunnen treden als het gaat om het signaleren, voorkomen en verhelpen van storingen.” 

iBestuur Mobility Congres: EZ/ DICTU verzorgen workshops en presentaties

Onontgonnen gebieden op het snijvlak van overheid en mobility in kaart brengen. Dat is wat ruim twintig overheidsorganisaties, diverse marktpartijen, onderwijsinstellingen en start-ups het afgelopen jaar gezamenlijk hebben gedaan. Tijdens het iBestuur Mobility Congres van 20 april a.s. in Den Haag presenteren zij hun bevindingen. De twee leidende competence centres Mobiel binnen de Rijksoverheid, de Belastingdienst (Mobile Competence Centre) en EZ (DICTU App Loket), zijn uiteraard van de partij.
 
Blokchain
Van de ontwikkeling van apps tot blokchain en van de mobiele werkplek tot innovatie-vriendelijk aanbesteden: het is allemaal aan bod gekomen tijdens de gemeenschappelijke sessies. Nu is het tijd om de opgedane kennis te delen met (andere) professionals binnen de overheid die als uitvoerder of bestuurder te maken hebben met vraagstukken op het gebied van enterprise mobility.

Battle
SG Maarten Camps opent het congres. Bezoekers hebben vervolgens de keuze uit zo’n 25 sessies over uiteenlopende onderwerpen, verzorgd door de Belastingdienst, de Nationale Politie, DJI, I-Interim Rijk, PIANOo, RVO, VNG/ KING, Logius, DICTU en andere organisaties. Technasium-leerlingen nemen het in een ‘battle’ op tegen een groep overheidsbestuurders: wie bedenkt de slimste oplossing voor een mobility-uitdaging in het publieke domein? Prof. Jaap van den Herik sluit de dag af met een presentatie over kunstmatige intelligentie.

DICTU en Haagse Hogeschool zoeken de samenwerking

De wisselwerking en uitwisseling van kennis tussen het onderwijs en de praktijk stimuleren, om jongeren op die manier warm te maken voor een loopbaan bij DICTU: met dat doel sluit DICTU samenwerkingsovereenkomsten met onderwijsinstellingen.

Vorig jaar sloegen het Technasium, DICTU en RVO de handen al ineen; volgende maand zetten DICTU en de Haagse Hogeschool hun handtekening onder een intentieverklaring. “We willen jongeren laten zien dat DICTU een interessante werkgever is,” aldus Joep Koenen, adviseur Organisatie & Personeel. “Stages, afstudeeropdrachten en gastdocentschappen maken deel uit van de overeenkomst. Tijdens de voorbereidende gesprekken werd duidelijk dat het onderwijs net zoveel behoefte heeft aan samenwerking als DICTU. Men is op zoek naar een manier om het curriculum aan te laten sluiten op de praktijk. Het komt dus echt van twee kanten en dat is mooi om te zien.”

Vier keer per jaar een geactualiseerde Producten- en dienstencatalogus

Vier keer per jaar brengen we een geactualiseerde versie van onze Producten- en dienstencatalogus uit (breedbeeld en iPad). De laatste versie is te vinden op het Rijksportaal. U kunt de catalogus ook opvragen via uw relatiemanager bij DICTU of door een bericht te sturen aan communicatie@dictu.nl.

Colofon

Deze nieuwsbrief is een uitgave van de Dienst ICT Uitvoering (DICTU) en verschijnt zes keer per jaar. Heeft u vragen over de inhoud van de nieuwsbrief? Is er een onderwerp dat u graag terug wilt zien in een volgende editie? Neemt u dan contact met ons op via communicatie@dictu.nl (Jasmien Kowsoleea, Hans van den Bosch en Pieter Grootendorst)