Nieuwsbrieven & e-mailattenderingen

< Terug naar overzicht van deze nieuwsbrief

Jaargang 2, Nummer 2, 20 juni 2017

Dienst ICT Uitvoering (DICTU) levert ICT en digitale diensten voor Economische Zaken en een aantal andere ministeries. We zetten onze kennis en ervaring in om de primaire processen van onze opdrachtgevers optimaal te ondersteunen. Zodat zij burgers en bedrijven in staat kunnen stellen eenvoudig, veilig en snel, langs digitale weg, hun weg te vinden in de maatschappij. Hoe wij dat doen laten we u graag zien in deze nieuwsbrief.

"Onze opdrachtgevers helpen om hun ambities te realiseren." Woord vooraf door Gerdine Keijzer-Baldé

“Help ons om onze ambities te realiseren.” Die uitspraak van Harmen Harmsma, algemeen directeur van RVO, vat goed samen wat directeur Wout van Wijngaarden en ik horen tijdens onze gesprekken met opdrachtgevers over de rol van ICT bij de uitvoering van hun taken, nu en in de toekomst. De gesprekken cirkelen rond de thema’s strategisch portfoliomanagement en strategisch accountmanagement, twee pijlers van het veranderprogramma van DICTU.

Wout van Wijngaarden formuleerde het in onze vorige nieuwsbrief als volgt: “Deze thema’s geven antwoord op de vraag wat EZ concern-breed onderhanden heeft en wat we gezamenlijk zien aankomen als we onze blik richten op de vragen en uitdagingen voor de langere termijn. En op basis van deze kennis kunnen we ook weer strategische allianties aangaan met andere overheidsorganisaties, leveranciersmanagement goed inrichten en de juiste keuzes maken op het gebied van personeelsbeleid.”

Verstandige besluiten nemen
De vraag van onze opdrachtgevers is helder: zorg ervoor dat wij verstandige ‘ICT-besluiten’ kunnen nemen, met oog voor kostenefficiency en de juiste balans tussen maatwerk en standaard-diensten. DICTU wil zich in een vroeg stadium in het debat en besluitvormingsprocessen mengen om aan deze opdracht te voldoen. De bereidheid om samen (beleid, uitvoering en DICTU) vooruit te kijken en in alle openheid te communiceren is gelukkig volop aanwezig, zo blijkt uit de gesprekken die Wout van Wijngaarden en ik voeren.

Over de uitwerking van onze voornemens vindt u het een en ander in deze nieuwsbrief. Ook laten we zien hoe we intern, met ons veranderprogramma, de voorwaarden scheppen voor optimale ondersteuning van onze opdrachtgevers. Daarnaast besteden we aandacht aan onderwerpen zoals het nieuwe kostprijsmodel, de Cloud Werkplek en de lancering van een digitaal platform voor de registers van het CIBG.

Ik wens u veel leesplezier en hoor het graag als er onderwerpen zijn die u terug zou willen zien in één van de volgende edities.
 
Vriendelijke groet,
Gerdine Keijzer-Baldé, Algemeen Directeur DICTU

Kennis en expertise operationele directies DICTU gebundeld

Met ingang van 15 maart 2017 heeft DICTU met de veranderopgave een eerste stap gezet in het optimaliseren van de operationele processen. De directies Dienstverlening, Infrastructuur en Cloud Services vallen nu onder aansturing van één operationeel directeur, Henk Klapwijk.

Een belangrijke gedachte hierachter is dat er stappen gezet kunnen worden om de kostenefficiency en betrouwbaarheid van de dienstverlening aan onze klanten te verbeteren. Door de kennis en expertise van de operationele directies integraal te bundelen, zetten we de organisatie effectiever en efficiënter in. Hiertoe heeft de Operatie een aantal clusters benoemd om zo snel mogelijk tot een hoger niveau van dienstverlening te komen.
 
Betrouwbaar en voorspelbaar
- Binnen het cluster Samen Sterk in Beheerwerk staat het beter organiseren van (operationeel) applicatiebeheer centraal. Hiermee wil DICTU door beter onderhoud de overlast door verstoringen tot een minimum beperken.
- In het cluster Life Cycle Management heeft DICTU aandacht voor het actueel houden van kwalitatief goede applicaties en netwerken, zodat de ICT snel en up to date is.
- Met het cluster Intake, offerte en projecten wordt DICTU betrouwbaarder en voorspelbaarder: we kunnen de impact, kosten en doorlooptijd van projecten beter inschatten en het contact met de klant wordt verbeterd.
- Het cluster Standaard en Configuratie heeft alles te maken met de doorontwikkeling van de Cloud en het proactief handelen van DICTU: door o.a. te investeren in monitoring worden storingen bijvoorbeeld vaker voorkomen, eerder gesignaleerd en sneller opgelost.
 
Merkbaar
DICTU heeft de eerste stappen gezet om tot een optimalisatie van de operationele processen te komen. We hebben de interne organisatie anders ingericht, de werkwijze op verschillende plekken gewijzigd en verbeter-programma’s opgestart. In de loop van de zomer zullen de eerste verbeteringen in de dienstverlening aan de klanten ook daadwerkelijk merkbaar zijn.

Samen met CIO Office op weg naar meerjarige ICT-doorkijk EZ

Welke ICT-ontwikkelingen liggen er in het verschiet? Hoe kan EZ slim op die ontwikkelingen inspelen en tegelijkertijd de kosten beheersbaar houden? Wat betekent de voortschrijdende digitalisering voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid? Om een antwoord te formuleren op deze vragen gaat het CIO Office met behulp van DICTU een ICT-Informatieplan voor EZ opstellen.
 
Meer aan de voorkant komen
De ICT-kosten vertonen een stijgende lijn, constateerde de Bestuursraad in april jl. En die stijging zet de komende jaren naar verwachting door. Om deze ontwikkeling naar behoren te kunnen managen en de juiste afwegingen te maken, is het nodig om meer ‘aan de voorkant’ van het proces te komen. Hoe eerder in het (beleids)proces we de 'I' benoemen, hoe beter. En ICT-portfolio’s en de benodigde investeringen moeten regelmatig onderwerp van gesprek zijn. Met andere woorden: er is behoefte aan een meerjarige ICT-doorkijk. Deze doorkijk krijgt de vorm van een ICT-Informatieplan voor EZ. Het plan zal ook dienen als basis voor een dienstenportfolio van DICTU.

Heisessies
Op korte termijn vinden heisessies plaats met diverse beleidsdirecties en grote opdrachtgevers van DICTU zoals AT, RVO en de NVWA. Het is voor het eerst dat beleid, uitvoering en DICTU samenkomen om vanuit verschillende invalshoeken te praten over ICT-vraagstukken en -ontwikkelingen. DICTU zal tijdens de (jaarlijks te herhalen) sessies de ontwikkelingen op de ICT-markt belichten en een eerste antwoord proberen te geven op de vraag wat deze ontwikkelingen betekenen voor het primaire proces van het ministerie van Economische Zaken. Wat ons betreft zijn de heisessies geslaagd als ze resulteren in een gemeenschappelijke visie op de ICT-ambities en -wensen van het ministerie.

De heisessies leveren zoals gezegd niet alleen input voor het ICT-Informatieplan, maar ook voor het ICT-dienstenportfolio van DICTU. Strategisch portfoliomanagement is één van een de strategische thema’s in de portefeuille van directeur Wout van Wijngaarden. Hiermee sluit ons vernieuwingstraject mooi aan op de beweging, binnen EZ, richting een meerjarige ICT-doorkijk.
 
We streven ernaar ook met onze opdrachtgevers van buiten EZ op deze manier (via heisessies) het huidige en toekomstige ICT-landschap in kaart te brengen.

DICTU ontwikkelt nieuw, generiek kostprijsmodel

DICTU werkt aan de ontwikkeling van een verbeterd kostprijsmodel: één generiek model voor geheel DICTU. Op dit moment hanteert DICTU meerdere kostprijsmodellen, gebaseerd op verschillende uitgangspunten. Omdat deze werkwijze erg complex en ondoorzichtig is, heeft DICTU ervoor gekozen om een nieuw generiek kostprijsmodel te ontwikkelen.
 
Uniformiteit
Het doel van het nieuwe model is om uniformiteit te ceëren, zowel in dienstverlening als in prijsopbouw. Daarnaast beogen we met een nieuw model meer transparantie en inzicht te geven in de kosten van producten en diensten. Dit willen we doen door kosten toe te rekenen aan vooraf gedefinieerde producten en diensten en door 'halffabricaten' intern door te belasten aan 'eindproducten'. Ook levert het nieuwe model een eenvoudiger facturatie richting de klant op.
 
In gebruik op 1 januari 2019
De planning ziet er als volgt uit. In 2017 wordt het model ontwikkeld en vastgesteld. In 2018 werken we aan de implementatie van het model (aanpassen administratie, processen en informatiesystemen). Het streven is om op 1 januari 2019 het nieuwe kostprijsmodel in gebruik te nemen.

12.000 aanvragen voor WBSO, fiscale regeling voor research en development

Op 31 mei sloot de aanvraagperiode voor de WBSO, een door RVO uitgevoerde fiscale regeling voor research en development. RVO en DICTU werkten intensief samen bij de afhandeling van de aanvragen.

“Voor de RVO-regeling WBSO zijn de laatste dinsdag en woensdag van mei de belangrijkste momenten van het jaar,” vertelt Richard Mulder, servicemanager bij DICTU. "Afgelopen jaren was het spannend omdat de aanvragen complexer en de gegevens groter werden, waardoor er meer van de ‘hardware’ gevraagd werd. Door een verbeterplan, upgrade van OS, software-aanpassingen, aanpassing van de database-indexen, enz. hebben we ‘op papier’ ons best gedaan om de performance te verbeteren, maar of het in de praktijk uitpakt zoals voorzien is natuurlijk nooit helemáál te voorspellen.”

Geruisloze indienpiek
Normaal gesproken worden er uit voorzorg zes extra servers bijgeschakeld om de verwerking aan te kunnen. “Maar nu voldeed de standaardconfiguratie en was er sprake van een geruisloze indienpiek,” aldus Richard. “Heel mooi om in de praktijk te zien dat al het werk van RVO en DICTU achter de schermen zijn vruchten heeft afgeworpen. Hier doen we het allemaal voor!”

Uiteindelijk bedroeg het aantal aanvragen 12.000, waarvan de helft op de laatste twee dagen van de aanvraagperiode werd ingediend.

Meer lezen over de WBSO?

De route naar een nieuwe digitale werkplek voor EZ

Hoe ver zijn we met de Cloud Werkplek? Vanuit het programma Cloud Werkplek worden diverse voorbereidingen getroffen. Zo worden de huidige werkplekdiensten die nu nog belegd zijn bij Capgemini teruggehaald en herbelegd en wordt de huidige werkplekomgeving ‘Cloud Werkplek-ready’ gemaakt.

Daarnaast is begin vorige maand een pre-pilot gestart om onder andere de basisfunctionaliteit van de werkplek te testen en samen met vertegenwoordigers van EZ-onderdelen de werkplek zo goed mogelijk te laten aansluiten op de behoefte.

In september 2017 start een algemene pilot met eindgebruikers van de EZ-onderdelen. Zoals het er nu voorstaat gaat in het vierde kwartaal van 2017 eerst DICTU zo geruisloos mogelijk over op de nieuwe werkplek. Het kerndepartement en de andere EZ-onderdelen volgen in 2018. Binnen de verschillende EZ-onderdelen vinden al diverse activiteiten plaats die een optimaal gebruik van de toekomstige werkplek ondersteunen.

Voordelen nieuwe werkomgeving
De Cloud Werkplek is een moderne, veilige werkplek die voldoet aan de eisen van Tijd-, Plaats- en Apparaat onafhankelijk (TPAW) werken. Je kunt straks vanaf elk Windows-, Android- en iOS-apparaat werken en je ‘sessie’ meenemen van het ene apparaat naar het andere. De nieuwe werkomgeving biedt de nieuwste versies van werkpleksoftware zoals Microsoft Office 2016, Skype for Business en we gaan gebruik maken van Onedrive (online opslag van documenten). Door automatische updates uit de Cloud beschikken we altijd over de meest actuele versies.

Beter flexibel (samen)werken
Medewerkers kunnen straks in de nieuwe digitale werkplek gelijktijdig samen werken in documenten, beeldschermen delen en conference calls hebben met mensen binnen en buiten EZ. Ook op het gebied van mobiel werken zetten we een stap vooruit. Zo bestaat straks de mogelijkheid om op je tablet en smartphone toegang te krijgen tot je persoonlijke documenten. Ook wordt het mogelijk om je EZ-mail en agenda op je privé-smartphone en-tablet te krijgen, zonder dat het beheer over het apparaat door EZ wordt overgenomen. Je kunt dan bijvoorbeeld wel je backups van je prive telefoon via de iCloud uitvoeren.

Keten I&R succesvol gemigreerd naar de Cloud

Op het gebied van de migratie van applicaties naar de Cloud hebben we de afgelopen periode de nodige voortgang geboekt. De teller staat nu op 151 (in mei was dit nog 89). Een belangrijke mijlpaal was de migratie van de laatste twee applicaties in de I&R-keten van RVO. Hiermee hebben we de hele I&R-keten (alle beoogde applicaties en de onderliggende infrastructuur) overgeheveld.
 
De keten I&R staat voor Identificatie en Registratie van dieren. Deze registratie is voor dierhouders bij wet verplicht gesteld en de ICT-voorzieningen in deze keten moeten 24x7 beschikbaar zijn. I&R startte als een van de eerste ketens met de migratie naar de Cloud. Het was een leerzaam proces van vallen en opstaan, waarbij goede communicatie tussen alle betrokken partijen uiteindelijk de doorslag gaf.
 
Snel
Gedurende het traject hebben we de eerste Oracle-databases naar de Cloud gemigreerd; de daarbij verworven kennis was zeer bruikbaar bij de migratie van andere applicaties. De migraties zelf verliepen succesvol. De uitkomst van de keten-brede (tussen)evaluaties hebben we gedeeld binnen het Cloud-programma. De I&R-keten draait nu stabiel in de Cloud, en doet dat op een aantal vlakken ook sneller dan in de klassieke omgeving. Qua omvang van de database kan I&R zich meten met de EBS-database, waarvan de migratie vorig jaar plaatsvond.

Piek 
Voor de zomervakantie zullen we een hoge piek hebben qua werk. De doelstelling (65% van alle te migreren applicaties naar de Cloud) van het eerste half jaar is in zicht, maar vereist van alle ketenpartijen nog een uiterste inspanning. Met alle vorderingen van de afgelopen tijd hebben we er alle vertrouwen in. Als alles naar wens verloopt, staat de teller halverwege juli op 270 gemigreerde applicaties.

Digitaal platform registers CIBG live

Met de 'livegang' van een digitaal platform voor registers zet het CIBG een belangrijke stap op weg naar een uniform en volledig gedigitaliseerd primair proces. DICTU was betrokken bij de technische realisatie van de voorziening.  

Het CIBG, de registerorganisatie van VWS, heeft zichzelf ten doel gesteld voor al zijn (register)producten op termijn zoveel mogelijk hetzelfde proces te volgen. Bovendien dienen dit proces en de interactie met de klanten uiteindelijk volledig digitaal te verlopen. Dit vergt ingrijpende veranderingen op het gebied van de processen, systemen en gegevens van de organisatie.

Het nu ontwikkelde digitale platform ter ondersteuning van het primair proces (Generiek Primair Proces) vormt de basis van de vernieuwing. Niet alleen is dat platform sinds 1 juni live, het eerste register (Groothandelsvergunningen, oftewel ‘GHV) is ook al ‘over’. Het platform maakt gebruik van een nieuwe applicatie-architectuur met componenten zoals BPM-tooling (BlueRiq) en ECM-tooling (Filenet). De komende tijd zal het CIBG steeds meer registers overhevelen naar het nieuwe platform.

Tiende overheidsapplicatie aangesloten op ToegangVerleningService (TVS)

Ondernemers en burgers die toegang willen tot het persoonlijke deel van een overheidswebsite of -portaal moeten zich eerst bekend maken. ToegangVerleningService (TVS) biedt de middelen waarmee zij zich kunnen identificeren. Onlangs heeft DICTU weer een applicatie aangesloten op TVS.

Met de succesvolle aansluiting van de Agentschap Telecom-applicatie ‘Van vergunning naar registratie’ (VVNR) op TVS komt het aantal aansluitingen in amper anderhalf jaar al op tien (o.a. Energielabel voor Woningen, Tenderned, NVWA RAS en RVO eLoket). Ook zijn er andere diensten waarvan we op dit moment de koppeling realiseren en die de komende maanden naar productie zullen gaan. De groei is er dus nog lang niet uit.

Toegangspoort
TVS is een generieke voorziening die valt te omschrijven als toegangspoort tot digitale diensten van overheidsorganisaties. TVS ontvangt de identiteit van de burger of ondernemer (o.a. via eHerkenning en DigiD) en geeft dit door aan de dienst. Hierdoor hoeven overheidsorganisaties zelf geen systemen voor toegangsverlening tot digitale diensten te ontwikkelen en te beheren. Ze kunnen zich concentreren op hun wettelijke taken zonder zich zorgen te hoeven maken over de identiteit van de bezoeker van hun site of portaal.
 
We richten ons uiteraard niet alleen op groei. Voortdurend werken we aan verbetering van de service. Denk hierbij aan de nieuwe service ‘TVS-machtigen’, waarbij een burger een ondernemer of een andere burger kan machtigen om namens hem of haar te handelen op een overheidsportaal. Ook de voorbereidingen voor het verlenen van toegang met nieuwe toegangsmiddelen zoals Idensys en iDIN zijn al in een vergevorderd stadium.
 
Specialistische kennis bundelen
TVS bundelt de specialistische kennis over digitale toegang én beveiliging op één plaats en biedt deze kennis in de vorm van een generiek bouwblok aan overheidsorganisaties aan. Het ‘ontzorgt’ organisaties door op een veilige en betrouwbare manier hun toegangspoort (en alle andere toegangen tot het huis) te bewaken. Met zo’n service is het prettig thuiskomen.

TVS is ontwikkeld in een samenwerkingsverband tussen DICTU, eDU en e-OvB. Voor meer informatie over TVS kunt u contact opnemen met e-overheidvoorBedrijven@rvo.nl.

Kort nieuws: hackathon, samenwerking met DUS-I en nieuwe versie DINY

DICTU/EZ team 'SixHack' doet mee aan hackathon #AccHack17 in #TweedeKamer!
Met open data toepassingen maken die bijdragen aan verantwoording van geldstromen en prestaties van alle Nederlandse overheden en publiek gefinancierde instellingen. Met die opdracht gingen de deelnemers aan de tweede editie van de Accountability Hack onlangs in de Tweede Kamer aan de slag. Een team van DICTU/EZ was erbij. De app ‘De gemeente deler’ kwam als winnaar uit de bus. U leest er (veel) meer over op de site van Accountability Hack.

Klantportaal DUS-I onder dak bij DICTU
De dienstverlening m.b.t. het klantportaal van DUS-I (Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen) wordt ondergebracht bij DICTU. Dat is de inhoud van de intentieverklaring waar beide organisaties onlangs hun handtekening onder hebben gezet. Het klantportaal dat DICTU heeft gerealiseerd zal de basis vormen voor het portaal voor DUS-I.

De voordelen van de samenwerking tussen DUS-I en DICTU liggen op het gebied van ICT en subsidieprocessen zoals het delen van kennis, besparing van kosten, gebruikmaking van bestaande diensten die bij DICTU zijn ingericht, gezamenlijke regie op de leverancier en sourcing en inhuur van deskundigheid.

DUS-I is de uitvoeringsorganisatie voor subsidies van de ministeries van OCW, SZW en VWS. 

DINY: tweede release en spin-offs
DINY is de app van DICTU waarmee je snel kunt zien of er ICT-storingen zijn. Begin mei heeft de DINY-raad de requirements voor de tweede release vastgesteld. Na de zomer rollen we de nieuwe versie uit. 
 
Diverse klanten van DICTU hebben het concept van DINY inmiddels omarmd. Het DICTU App Loket heeft al een aantal spin-offs ontworpen, in productie en beheer genomen. Dankzij hergebruik van reeds ontwikkelde software kunnen we deze dienst sneller en goedkoper aanbieden. Voor e-Overheid voor Bedrijven zijn de eZOEF en eFLASH apps ontwikkeld en voor SSC ICT maken we de ABBY app, een meldingen- en verstoringen app voor 'hun' ministeries.

Vier keer per jaar een geactualiseerde versie van onze Producten- en dienstencatalogus

Vier keer per jaar brengen we een geactualiseerde versie van onze Producten- en dienstencatalogus uit (breedbeeld en iPad). De laatste versie is te vinden op het Rijksportaal (Facilitair>ICT en informatievoorziening>DICTU: producten en diensten). U kunt de catalogus ook opvragen via uw relatiemanager bij DICTU of door een bericht te sturen aan communicatie@dictu.nl.

Colofon

Deze nieuwsbrief is een uitgave van de Dienst ICT Uitvoering (DICTU) en verschijnt zes keer per jaar. Heeft u vragen over de inhoud van de nieuwsbrief? Is er een onderwerp dat u graag terug wilt zien in een volgende editie? Neemt u dan contact met ons op via communicatie@dictu.nl (Jasmien Kowsoleea, Hans van den Bosch en Pieter Grootendorst)